votre secrétariat médical à distance
Tous les services de télésecrétariat médical suisse premium réalisés par une équipe dédiée depuis nos locaux
Services: Frappe de rapports médicaux, permanence téléphonique avec gestion d’agenda, envois et réception d'emails sécurisés
Expertise: Optimalisation d’un secrétariat médical existant avec mise en place de solutions adaptées et éprouvées
Parlez à des spécialistes qui prennent le temps d’analyser vos besoins réels pour les traduire en solutions adaptées
Résultats: Un flux de travail parfaitement adapté à vos besoins réels avec réduction significative de vos coûts
Tous les services de télésecrétariat médical suisse premium réalisés par une équipe qui vous est personnellement dédiée depuis nos locaux
Tous les services de télésecrétariat médical suisse premium réalisés par une équipe dédiée depuis nos locaux
Services: Frappe de rapports médicaux, permanence téléphonique avec gestion d’agenda médical, envois d’emails sécurisés
Expertise: Analyse de vos besoins spécifiques en secrétariat médical et mise en place de solutions adaptées économiques
Résultats: Votre secrétariat est efficacement soutenu avec un regard managérial expert en réduisant vos coûts
Services: Frappe de rapports, prise d'appels, agenda et envois
Expertise: Analyse des besoins, mise en place de solutions économiques
Résultats: Votre secrétariat est soutenu en réduisant vos coûts
Services et Tarifs
Par un centre point d'excellence suisse
à prix compétitifs sans engagement
SECRÉTARIAT A LA DEMANDE
Sécurité et confidentialité
Tarifs clairs et économiques
Vos avantages
Seul un secrétariat médical de qualité suisse
opérant dans ses propres locaux
peut vous offrir autant d’avantages
Facile
Maison
Sécurisé
Économique
Services et Tarifs
Par un centre point d'excellence suisse
à prix compétitifs sans engagement
Services et Tarifs
Par un point d'excellence suisse
à prix compétitifs sans engagement
SECRÉTARIAT À LA DEMANDE
SÉCURITÉ ET CONFIDENTIALITÉ
TARIFS CLAIRS ET ÉCONOMIQUES
SECRÉTARIAT À LA DEMANDE
SECURITE ET CONFIDENTIALITé
TARIFS CLAIRS ET ÉCONOMIQUES
Vos Avantages
Seul un secrétariat suisse
opérant de ses locaux
peut offrir autant
Facile
Maison
Sécurisé
Économique
Vos Avantages
Seul un secrétariat médical de qualité suisse
opérant dans ses propres locaux
peut vous offrir autant d’avantages
Facile
Conseils pour mise en place
Maison
Travail réalisé en nos bureaux
Sécurisé
Sel directives RGPD, FMH
Économique
Tarification simple à la tâche
La complexité rendue simple
Expertise
- Intégration à vos systèmes
- Automatisation des transferts
- Conseils techniques sur place
- Accueil téléphonique à votre nom
- Ponctuellement si besoin
Protection des données
Priorité
- Serveurs en Suisse
- Transmissions cryptées
- Emails sécurisés
- VPN sur vos serveurs
- Cloud-FMH compliant
Tarifs compétitifs
Avantageux
- Simplicité des prix
- Essai gratuit
- Zéro coût d’installation
- Zéro coût récurrent de licence
- Zéro coût de désengagement
Une approche sur mesure
La complexité rendue simple
Expertise
- Intégration à vos systèmes
- Automatisation des transferts
- Conseils techniques sur place
- Téléphones à votre nom
- Ponctuellement si besoin
Protection des données
Priorité
- Serveurs en Suisse
- Transmissions cryptées
- Emails sécurisés
- VPN sur vos serveurs
- Cloud-FMH compliant
Tarifs compétitifs
Avantageux
- Simplicité des prix
- Essai gratuit
- Zéro coût d’installation
- Zéro coût de licence
- Zéro coût de désengagement
Une approche sur mesure
pour cabinets, centres médicaux et cliniques
La complexité rendue simple
User-Friendly
- Intégration à vos systèmes
- Automatisation des transferts
- Conseils techniques sur place
- Accueil téléphonique à votre nom
- Ponctuellement si besoin
Protection des données renforcée
Priorité
- Serveurs en Suisse
- Transmissions cryptées
- Emails sécurisés
- VPN sur vos serveurs
- Cloud-FMH compliant
Tarifs compétitifs
Avantageux
- Simplicité des prix
- Essai gratuit
- Zéro coût d’installation
- Zéro coût récurrent de licence
- Zéro coût de désengagement
Une approche sur mesure pour
cabinets, centres médicaux et cliniques
Efficience
Proximité et expertise
pour un secrétariat performant et serein
Pour vos dictées
Simplifiez la dictée: Travaillez sans interruption en environnement bruyant, sans rechercher des fichiers, ni jongler entre dictaphone, souris et clavier.
Nous saisissons avec précision le sens clinique de vos dictées, améliorant le style et signalant d’éventuelles incohérences.
Une mise en page soignée garantit des documents prêts à l’emploi.
Gagnez un temps très significatif.
Pour vos appels
Échappez aux appels incessants: Jointes sans attente, nos secrétaires gèrent votre agenda médical, vous préparent les documents, enregistrent et transmettent toute information.
Nous maîtrisons les usages locaux et nous ajustons au niveau de compréhension des patients.
Notre proactivité augmente votre confort en renforçant la satisfaction des patients et la réputation de votre centre médical qui peut mieux se concentrer sur l’accueil en personne.
Pour vous
Bénéficiez d’une analyse personnalisée: Nos experts se déplacent gratuitement vers vous pour parler de vos projets.
Équipes dédiées: Nos équipes à taille humaine vous offrent un soutien personnalisé en toute sécurité.
Réduction des coûts et sérénité: En déléguant des tâches intégrées à votre secrétariat, préservez votre sérénité tout en diminuant drastiquement vos coûts.
Efficience
Proximité et expertise pour votre sérénité
Pour vos dictées
Simplifiez la dictée: Travaillez sans interruption en milieu bruyant, sans rechercher des fichiers, ni jongler entre dictaphone, souris et clavier.
Nous saisissons avec précision le sens clinique de vos dictées, améliorant le style et signalant d’éventuelles incohérences.
Une mise en page soignée garantit des documents prêts à l’emploi. .
Gagnez un temps très significatif.
Pour vos appels
Plus d’appels incessants: Jointes sans attente, nos secrétaires gèrent votre agenda médical, vous préparent les documents, enregistrent et transmettent toute information.
Nous maîtrisons les usages locaux et nous ajustons au niveau de compréhension des patients.
Notre proactivité augmente votre confort en renforçant la satisfaction des patients et votre réputation.
Pour vous
Analyse personnalisée: Nos experts se déplacent gratuitement dans votre consultation pour optimiser ensemble votre secrétariat avec nos services.
Équipes dédiées: Nos équipes à taille humaine vous offrent un soutien personnalisé en toute sécurité.
Réduction des coûts et sérénité: En déléguant des tâches intégrées à votre secrétariat, préservez votre sérénité tout en diminuant drastiquement vos dépenses.
Efficience
Proximité et expertise
pour un secrétariat performant et serein
Pour vos dictées
Simplifiez la dictée: Travaillez sans interruption en environnement bruyant, sans rechercher des fichiers, ni jongler entre dictaphone, souris et clavier.
Nous saisissons avec précision le sens clinique de vos dictées, améliorant le style et signalant d’éventuelles incohérences.
Une mise en page soignée garantit des documents prêts à l’emploi. .
Gagnez un temps très significatif.
Pour vos appels
Échappez aux appels incessants: Jointes sans attente, nos secrétaires gèrent votre agenda médical, vous préparent les documents, enregistrent et transmettent toute information.
Nous maîtrisons les usages locaux et nous ajustons au niveau de compréhension des patients.
Notre proactivité augmente votre confort en renforçant la satisfaction des patients et votre réputation.
Pour vous
Analyse personnalisée: Nos experts se déplacent gratuitement dans votre consultation pour optimiser ensemble votre secrétariat avec nos services.
Équipes dédiées: Nos équipes à taille humaine vous offrent un soutien personnalisé en toute sécurité.
Réduction des coûts et sérénité: En déléguant des tâches intégrées à votre secrétariat, préservez votre sérénité tout en diminuant drastiquement vos dépenses.
Questions - Réponses
Transcription audio contre reconnaissance vocale
Transcription audio par une secrétaire ou reconnaissance vocale : quels sont les avantages et les inconvénients ?
La transcription de texte à partir d’un fichier audio peut être effectuée par une secrétaire ou par des logiciels de reconnaissance vocale. Les deux méthodes ont leurs avantages, passés ici en revue.
Précision et Qualité du Texte
Transcription par une secrétaire
Une secrétaire expérimentée comprend le contexte, les nuances et les termes complexes ou spécifiques d’une spécialité médicale.
Elle gère mieux les accents, les variations de langage et les erreurs de diction qu’elle peut signaler et compléter tout en remplissant des tableaux.
Elle peut corriger les fautes de grammaire et reformuler les phrases pour en améliorer la clarté.
Reconnaissance vocale
Rapidité d’exécution (temps réel ou quasi immédiat) mais souvent sous-évaluée en raison du temps de manipulation informatique et des corrections à apporter.
Bonne précision pour des locuteurs clairs dictant dans un environnement sans bruit, ce qui est rarement le cas des médecins.
Amélioration constante grâce à l’intelligence artificielle, mais qui reste souvent une promesse non totalement accomplie depuis plus de dix ans.
Temps et Efficacité
Transcription par une secrétaire
Une secrétaire est idéale pour les contenus complexes nécessitant une attention humaine.
Elle peut gérer le formatage et la vérification de la cohérence, en livrant un travail prêt à l’emploi, incluant l’expédition et le classement des documents.
Reconnaissance vocale
L’instantanéité peut être utile pour des besoins urgents si une secrétaire n’est pas disponible.
Réduction du temps pour des transcriptions simples ou récurrentes.
Coût
Transcription par une secrétaire
Investissement initial peu coûteux : un dictaphone ou un téléphone suffisent, et les logiciels d’échange de fichiers sont souvent gratuits.
Une secrétaire offre un service combinant transcription, mise en page, signalement d’erreurs et expéditions.
Reconnaissance vocale
Investissement initial réduit pour des volumes élevés, mais souvent sous-estimé en raison d’abonnements inutilisés durant les absences (au minimum deux mois par an et par médecin).
Certains logiciels proposent des options gratuites ou à faible coût au démarrage pour inciter à leur adoption.
Adaptabilité et Flexibilité
Transcription par une secrétaire
Une secrétaire peut adapter le style de transcription (verbatim, reformulation, etc.), permettant au médecin de dicter rapidement et sans contraintes.
Elle peut aussi traiter des fichiers audio de mauvaise qualité ou des discussions avec plusieurs interlocuteurs et retrouver des informations en cours de dictée.
Reconnaissance vocale
Facilement accessible, souvent disponible sur des appareils mobiles ou en ligne, mais obligeant à garder un écran sous les yeux et une souris en main.
Peut être utilisée par l'utilisateur lui-même, éliminant la dépendance à un tiers, mais transformant le médecin en secrétaire, utilisant son temps pour des tâches moins rémunératrices.
Confidentialité et Sécurité
Transcription par une secrétaire
La transcription externalisée peut garantir une confidentialité supérieure à un secrétariat interne, qui est souvent accessible à de nombreuses personnes.
Moins de risques d’exposition des données sensibles en ligne.
Reconnaissance vocale
Certaines solutions offrent un traitement local réduisant les risques liés à la confidentialité.
Convivialité et Apprentissage
Transcription par une secrétaire
Aucun apprentissage ou configuration nécessaire de la part de l'utilisateur, sauf en cas de mise en place d’automatisations pour le transfert et le classement des fichiers.
Service clé en main qui améliore la qualité de vie des professionnels de santé.
Reconnaissance vocale
L'utilisateur peut personnaliser certains logiciels pour améliorer leur précision (ajout de vocabulaire spécifique, reconnaissance vocale affinée).
Solutions modernes souvent vantées par des passionnés de technologie, mais qui demandent une certaine implication pour un usage optimal.
Conclusion
La transcription par une secrétaire est préférable pour des contenus complexes, sensibles, ou nécessitant une haute précision et une touche humaine, tout en laissant le médecin libre et optimisant son temps.
La reconnaissance vocale est intéressante pour des besoins rapides et économiques, à condition de ne pas sous-estimer les coûts indirects, et pour des contenus simples dans un environnement silencieux.
Une combinaison des deux est possible : utiliser la reconnaissance vocale pour une première ébauche avant de confier la relecture et la mise en page à une secrétaire permet d’assurer une qualité optimale et un gain de temps considérable.
gain de temps considérable.
Les bénéfices du secrétariat médical à distance
Les10 avantages du secrétariat médical à distance pour soutenir un secrétariat local
Le secrétariat médical externalisé est une solution de plus en plus adoptée par les cliniques, cabinets médicaux et centres de santé. Il permet d’optimiser la gestion administrative tout en garantissant une meilleure expérience patient.
1. Réduction des Coûts et Optimisation des Ressources
Économie sur les charges fixes : Plus besoin d’un secrétariat physique, ce qui réduit les coûts de location et d’équipement tout en libérant de l’espace pour des activités médicales productives.
Flexibilité tarifaire : Facturation à l’acte, sans les charges liées à un employé à temps plein (congés, maladies, assurances sociales).
Optimisation des ressources humaines : Le personnel médical peut se concentrer sur les soins tandis que l’administration est gérée efficacement par des secrétaires médicales expérimentées.
2. Disponibilité Élargie et Meilleure Accessibilité
Horaires flexibles : Nos services sont disponibles au-delà des heures de bureau classiques (soir, week-end).
Moins d’attente pour les patients : Une réduction des délais d’attente téléphoniques améliore l’expérience patient et l’image du centre médical.
Accès à distance : Les médecins peuvent gérer leur agenda et leurs demandes depuis n’importe où via une plateforme numérique sécurisée.
3. Amélioration de la Gestion des Rendez-vous Médicaux
Gestion optimisée des plannings : Permet d’éviter les rendez-vous manqués et les conflits d’agenda.
Rappels automatisés : Notifications par SMS ou e-mail pour limiter les absences.
Réajustements en temps réel : Possibilité de modifier les rendez-vous et de contacter directement les patients en cas d’urgence.
4. Services Flexibles et Personnalisables
Adaptation aux besoins des praticiens : Gestion des appels, facturation, transcription de rapports médicaux et plus encore.
Modularité des services : Ajustement en fonction des pics d’activité (périodes de vacances, épidémies, absences imprévues).
5. Expertise et Professionnalisme Accrus
Formation spécialisée : Nos secrétaires médicales en Suisse sont formées en terminologie médicale et protocoles cliniques.
Relation patient optimisée : Une communication fluide améliore la confiance et la satisfaction des patients.
Multilinguisme : Accueil téléphonique en français, anglais, allemand, italien, essentiel pour les centres médicaux en Suisse.
6. Sécurité et Confidentialité des Données
Conformité RGPD et directives FMH : Protection stricte des données patients.
Systèmes sécurisés : Utilisation de protocoles de cryptage et d’authentification avancés.
7. Gain de Temps pour les Professionnels de Santé
Moins de tâches administratives : Les médecins peuvent se consacrer pleinement aux soins sans être interrompus.
Diminution de la charge mentale : Externaliser l’administratif permet de réduire le stress et d’améliorer l’organisation.
8. Intégration aux Outils Numériques de Santé
Plateformes en ligne : Accès aux outils médicaux pour actualiser et organiser les dossiers patients.
Compatibilité avec les logiciels médicaux : Intégration avec OneDoc, MediOnline, MediWay et d’autres solutions utilisées par les praticiens en Suisse.
9. Réactivité et Gestion des Imprévus
Remplacement immédiat en cas d’absence : Aucun impact sur la continuité du service.
Gestion des urgences et des pics d’activité : Capacité à absorber une forte demande en période critique.
10. Pourquoi Choisir un télésecrétariat ayant une forte expérience locale?
Le secrétariat médical externalisé doit s'adapter aux spécificités culturelles des centres médicaux et des patients afin d'intégrer de nombreuses subtilités qui vont augmenter la confiance entre patients et ceux qui les prennent en soin.
Questions pour démarrer votre télésecrétariat médical
Les 10 questions essentielles à poser avant de choisir votre télésecrétariat médical
Avant d'utiliser un secrétariat médical à distance, il est essentiel de poser des questions techniques afin de s’assurer que les services correspondent à vos besoins spécifiques. Voici une liste de questions essentielles à poser :
1. Fonctionnalités et services proposés
Quels types de tâches prenez-vous en charge ? (gestion des appels, prise de rendez-vous, rappels, gestion des dossiers médicaux, etc.)
Proposez-vous une personnalisation des services selon nos besoins spécifiques ?
Pouvez-vous gérer des situations urgentes ou des modifications de planning en temps réel ?
Offrez-vous des rappels automatiques pour les rendez-vous ? (SMS, e-mails)
Le secrétariat a-t-il une expérience dans mon domaine médical spécifique ? (cardiologie, dermatologie, etc.)
2. Disponibilité et accessibilité
Quels sont vos horaires d'ouverture ? Peut-on faire des aménagements selon mes besoins spécifiques ?
Comment gérez-vous les pics d'appels ou les périodes de forte demande ?
Quels canaux de communication sont disponibles ? (téléphone, e-mail, chat, etc.)
En cas d'indisponibilité ou de panne technique, quel est le plan de continuité ?
3. Gestion des données et sécurité
Comment garantissez-vous la confidentialité des données des patients ? (conformité RGPD, hébergement des données en Suisse)
Quels systèmes de sécurité utilisez-vous pour protéger les informations sensibles ?
Les communications sont-elles cryptées ?
4. Intégration avec vos outils
Travaillez-vous avec des logiciels spécifiques de gestion médicale ? (OneDoc, Mediway, Medionline)
Comment se fait l'intégration avec notre système actuel ?
Fournissez-vous des rapports réguliers sur les appels et les rendez-vous ?
5. Formation et compétence des secrétaires
Les secrétaires sont-elles formées à ma terminologie médicale ?
Parlez-vous plusieurs langues pour gérer une patientèle internationale ?
Quelle est l'expérience moyenne de vos secrétaires dans le domaine médical ?
6. Qualité de service
Comment mesurez-vous la satisfaction des patients ?
Avez-vous des indicateurs de performance ? (taux de réponse, temps d'attente moyen, etc.)
Fournissez-vous un service d’évaluation ou un retour d’expérience pour les praticiens ?
7. Tarifs et conditions contractuelles
Quels sont vos tarifs ? (par appel, par rendez-vous, forfait mensuel, etc.)
Existe-t-il des frais cachés ? (installation, formation, maintenance)
Quels sont les termes du contrat ? Y a-t-il une période d’engagement minimum ?
Est-il possible de modifier ou d’ajuster le contrat selon nos besoins ?
8. Support technique et service client
Disposez-vous d’un service client dédié en cas de problème technique ?
Quelle est votre politique en cas d’erreur ou de litige ?
Offrez-vous un essai gratuit ou une période de test ?
9. Expérience et réputation
Depuis combien de temps la société propose-t-elle ses services ?
Travaillez-vous déjà avec d'autres professionnels de santé ou cliniques similaires ?
Pouvez-vous fournir des références ou des témoignages clients ?
10. Adaptabilité et évolutivité
Votre service peut-il évoluer en fonction de mes besoins ? (ajout de nouveaux praticiens ou spécialités)
Comment implémentez-vous la gestion des fichiers et quel en est le coût ?
Comment gérez-vous les périodes de vacances ou d'absence prolongée de mes secrétaires internes ?
Conclusion
Ces questions vous aideront à évaluer si le secrétariat médical à distance est fiable, adapté à vos besoins, et aligné avec les exigences de votre pratique médicale.
Avant de vous engager, assurez-vous de tester les services proposés et de clarifier tous les détails contractuels tels que le délai de résiliation qui pourrait s'avérer coûteux.
Contactons-Nous
Nous sommes heureux de faire votre connaissance!
Questions-Réponses
Transcription ou Reconnaissance Vocale?
Transcription audio : secrétaire vs reconnaissance vocale
La transcription audio peut être réalisée par une secrétaire ou via des logiciels de reconnaissance vocale, chacun ayant ses avantages et inconvénients.
Précision et qualité
Transcription par une secrétaire
Une secrétaire expérimentée comprend le contexte et les nuances, gérant efficacement les accents et les termes techniques. Elle corrige les erreurs et reformule pour plus de clarté.
Reconnaissance vocale
Les logiciels offrent une transcription rapide, mais leur précision dépend de la clarté de l'élocution et de l'absence de bruit. Des erreurs peuvent survenir avec des accents ou des termes spécialisés.
Temps et efficacité
Transcription par une secrétaire
Idéale pour les contenus complexes, elle assure un formatage cohérent et livre un document prêt à l'emploi.
Reconnaissance vocale
Utile pour des transcriptions simples et urgentes, offrant une réduction du temps de traitement.
Coût
Transcription par une secrétaire
Requiert un investissement initial modeste en équipement, avec des coûts récurrents pour les services de transcription.
Reconnaissance vocale
Peut être économique pour de grands volumes, mais des coûts supplémentaires peuvent survenir pour des fonctionnalités avancées ou des abonnements.
Adaptabilité et flexibilité
Transcription par une secrétaire
Capable d'adapter le style de transcription selon les besoins et de traiter des fichiers audio de qualité variable ou des discussions multipartites.
Reconnaissance vocale
Accessible sur divers appareils, mais peut nécessiter une surveillance constante et des corrections manuelles, surtout en présence de bruits ou d'accents.
Confidentialité et sécurité
Transcription par une secrétaire
Offre une confidentialité accrue, notamment avec des services externalisés limitant l'accès aux données sensibles.
Reconnaissance vocale
Certaines solutions traitent les données localement, réduisant les risques liés à la confidentialité.
Convivialité et apprentissage
Transcription par une secrétaire
Aucune formation nécessaire pour l'utilisateur, offrant un service complet qui améliore la qualité de vie des professionnels.
Reconnaissance vocale
Peut nécessiter une personnalisation et un apprentissage pour une utilisation optimale, avec des performances variables selon les conditions.
Conclusion
La transcription par une secrétaire est recommandée pour des contenus complexes ou sensibles nécessitant une haute précision et une intervention humaine. La reconnaissance vocale convient pour des besoins rapides et économiques, principalement pour des contenus simples dans des environnements contrôlés. Une approche combinée peut également être envisagée, utilisant la reconnaissance vocale pour une première ébauche, suivie d'une relecture et d'une mise en forme par une secrétaire pour assurer une qualité optimale.
Bénéfices d'un Secrétariat Médical Distant?
Les10 avantages du secrétariat médical à distance pour soutenir un secrétariat local
Le secrétariat médical externalisé est une solution de plus en plus adoptée par les cliniques, cabinets médicaux et centres de santé. Il permet d’optimiser la gestion administrative tout en garantissant une meilleure expérience patient.
1. Réduction des Coûts et Optimisation des Ressources
Économie sur les charges fixes : Plus besoin d’un secrétariat physique, ce qui réduit les coûts de location et d’équipement tout en libérant de l’espace pour des activités médicales productives.
Flexibilité tarifaire : Facturation à l’acte, sans les charges liées à un employé à temps plein (congés, maladies, assurances sociales).
Optimisation des ressources humaines : Le personnel médical peut se concentrer sur les soins tandis que l’administration est gérée efficacement par des secrétaires médicales expérimentées.
2. Disponibilité Élargie et Meilleure Accessibilité
Horaires flexibles : Nos services sont disponibles au-delà des heures de bureau classiques (soir, week-end).
Moins d’attente pour les patients : Une réduction des délais d’attente téléphoniques améliore l’expérience patient et l’image du centre médical.
Accès à distance : Les médecins peuvent gérer leur agenda et leurs demandes depuis n’importe où via une plateforme numérique sécurisée.
3. Amélioration de la Gestion des Rendez-vous Médicaux
Gestion optimisée des plannings : Permet d’éviter les rendez-vous manqués et les conflits d’agenda.
Rappels automatisés : Notifications par SMS ou e-mail pour limiter les absences.
Réajustements en temps réel : Possibilité de modifier les rendez-vous et de contacter directement les patients en cas d’urgence.
4. Services Flexibles et Personnalisables
Adaptation aux besoins des praticiens : Gestion des appels, facturation, transcription de rapports médicaux et plus encore.
Modularité des services : Ajustement en fonction des pics d’activité (périodes de vacances, épidémies, absences imprévues).
5. Expertise et Professionnalisme Accrus
Formation spécialisée : Nos secrétaires médicales en Suisse sont formées en terminologie médicale et protocoles cliniques.
Relation patient optimisée : Une communication fluide améliore la confiance et la satisfaction des patients.
Multilinguisme : Accueil téléphonique en français, anglais, allemand, italien, essentiel pour les centres médicaux en Suisse.
6. Sécurité et Confidentialité des Données
Conformité RGPD et directives FMH : Protection stricte des données patients.
Systèmes sécurisés : Utilisation de protocoles de cryptage et d’authentification avancés.
7. Gain de Temps pour les Professionnels de Santé
Moins de tâches administratives : Les médecins peuvent se consacrer pleinement aux soins sans être interrompus.
Diminution de la charge mentale : Externaliser l’administratif permet de réduire le stress et d’améliorer l’organisation.
8. Intégration aux Outils Numériques de Santé
Plateformes en ligne : Accès aux outils médicaux pour actualiser et organiser les dossiers patients.
Compatibilité avec les logiciels médicaux : Intégration avec OneDoc, MediOnline, MediWay et d’autres solutions utilisées par les praticiens en Suisse.
9. Réactivité et Gestion des Imprévus
Remplacement immédiat en cas d’absence : Aucun impact sur la continuité du service.
Gestion des urgences et des pics d’activité : Capacité à absorber une forte demande en période critique.
10. Pourquoi Choisir un télésecrétariat ayant une forte expérience locale?
Le secrétariat médical externalisé doit s'adapter aux spécificités culturelles des centres médicaux et des patients afin d'intégrer de nombreuses subtilités qui vont augmenter la confiance entre patients et ceux qui les prennent en soin.
Questions à Poser pour son Secrétariat Distant?
Les 10 questions essentielles à poser avant de choisir votre télésecrétariat médical
Avant d'utiliser un secrétariat médical à distance, il est essentiel de poser des questions techniques afin de s’assurer que les services correspondent à vos besoins spécifiques. Voici une liste de questions essentielles à poser :
1. Fonctionnalités et services proposés
Quels types de tâches prenez-vous en charge? (gestion des appels, prise de rendez-vous, rappels, gestion des dossiers médicaux, etc.)
Proposez-vous une personnalisation des services selon nos besoins spécifiques?
Pouvez-vous gérer des situations urgentes ou des modifications de planning en temps réel?
Offrez-vous des rappels automatiques pour les rendez-vous? (SMS, e-mails)
Le secrétariat a-t-il une expérience dans mon domaine médical spécifique? (cardiologie, dermatologie, etc.)
2. Disponibilité et accessibilité
Quels sont vos horaires d'ouverture? Peut-on faire des aménagements selon mes besoins spécifiques?
Comment gérez-vous les pics d'appels ou les périodes de forte demande?
Quels canaux de communication sont disponibles? (téléphone, e-mail, chat, etc.)
En cas d'indisponibilité ou de panne technique, quel est le plan de continuité?
3. Gestion des données et sécurité
Comment garantissez-vous la confidentialité des données des patients? (conformité RGPD, hébergement des données en Suisse)
Quels systèmes de sécurité utilisez-vous pour protéger les informations sensibles?
Les communications sont-elles cryptées?
4. Intégration avec vos outils
Travaillez-vous avec des logiciels spécifiques de gestion médicale? (OneDoc, Mediway, Medionline)
Comment se fait l'intégration avec notre système actuel?
Fournissez-vous des rapports réguliers sur les appels et les rendez-vous?
5. Formation et compétence des secrétaires
Les secrétaires sont-elles formées à ma terminologie médicale?
Parlez-vous plusieurs langues pour gérer une patientèle internationale?
Quelle est l'expérience moyenne de vos secrétaires dans le domaine médical?
6. Qualité de service
Comment mesurez-vous la satisfaction des patients?
Avez-vous des indicateurs de performance? (taux de réponse, temps d'attente moyen, etc.)
Fournissez-vous un service d’évaluation ou un retour d’expérience pour les praticiens?
7. Tarifs et conditions contractuelles
Quels sont vos tarifs? (par appel, par rendez-vous, forfait mensuel, etc.)
Existe-t-il des frais cachés? (installation, formation, maintenance)
Quels sont les termes du contrat? Y a-t-il une période d’engagement minimum?
Est-il possible de modifier ou d’ajuster le contrat selon nos besoins?
8. Support technique et service client
Disposez-vous d’un service client dédié en cas de problème technique?
Quelle est votre politique en cas d’erreur ou de litige?
Offrez-vous un essai gratuit ou une période de test?
9. Expérience et réputation
Depuis combien de temps la société propose-t-elle ses services?
Travaillez-vous déjà avec d'autres professionnels de santé ou cliniques similaires?
Pouvez-vous fournir des références ou des témoignages clients?
10. Adaptabilité et évolutivité
Votre service peut-il évoluer en fonction de mes besoins? (ajout de nouveaux praticiens ou spécialités)
Comment implémentez-vous la gestion des fichiers et quel en est le coût?
Comment gérez-vous les périodes de vacances ou d'absence prolongée de mes secrétaires internes?
Conclusion
Ces questions vous aideront à évaluer si le secrétariat médical à distance est fiable, adapté à vos besoins, et aligné avec les exigences de votre pratique médicale.
Avant de vous engager, assurez-vous de tester les services proposés et de clarifier tous les détails contractuels tels que le délai de résiliation qui pourrait s'avérer coûteux.
Questions - Réponses
Transcription Audio ou Reconnaissance Vocale?
Transcription audio par une secrétaire ou reconnaissance vocale : quels sont les avantages et les inconvénients ?
La transcription de texte à partir d’un fichier audio peut être effectuée par une secrétaire ou par des logiciels de reconnaissance vocale. Les deux méthodes ont leurs avantages, passés ici en revue.
Précision et Qualité du Texte
Transcription par une secrétaire
Une secrétaire expérimentée comprend le contexte, les nuances et les termes complexes ou spécifiques d’une spécialité médicale.
Elle gère mieux les accents, les variations de langage et les erreurs de diction qu’elle peut signaler et compléter tout en remplissant des tableaux.
Elle peut corriger les fautes de grammaire et reformuler les phrases pour en améliorer la clarté.
Reconnaissance vocale
Rapidité d’exécution (temps réel ou quasi immédiat) mais souvent sous-évaluée en raison du temps de manipulation informatique et des corrections à apporter.
Bonne précision pour des locuteurs clairs dictant dans un environnement sans bruit, ce qui est rarement le cas des médecins.
Amélioration constante grâce à l’intelligence artificielle, mais qui reste souvent une promesse non totalement accomplie depuis plus de dix ans.
Temps et Efficacité
Transcription par une secrétaire
Une secrétaire est idéale pour les contenus complexes nécessitant une attention humaine.
Elle peut gérer le formatage et la vérification de la cohérence, en livrant un travail prêt à l’emploi, incluant l’expédition et le classement des documents.
Reconnaissance vocale
L’instantanéité peut être utile pour des besoins urgents si une secrétaire n’est pas disponible.
Réduction du temps pour des transcriptions simples ou récurrentes.
Coût
Transcription par une secrétaire
Investissement initial peu coûteux : un dictaphone ou un téléphone suffisent, et les logiciels d’échange de fichiers sont souvent gratuits.
Une secrétaire offre un service combinant transcription, mise en page, signalement d’erreurs et expéditions.
Reconnaissance vocale
Investissement initial réduit pour des volumes élevés, mais souvent sous-estimé en raison d’abonnements inutilisés durant les absences (au minimum deux mois par an et par médecin).
Certains logiciels proposent des options gratuites ou à faible coût au démarrage pour inciter à leur adoption.
Adaptabilité et Flexibilité
Transcription par une secrétaire
Une secrétaire peut adapter le style de transcription (verbatim, reformulation, etc.), permettant au médecin de dicter rapidement et sans contraintes.
Elle peut aussi traiter des fichiers audio de mauvaise qualité ou des discussions avec plusieurs interlocuteurs et retrouver des informations en cours de dictée.
Reconnaissance vocale
Facilement accessible, souvent disponible sur des appareils mobiles ou en ligne, mais obligeant à garder un écran sous les yeux et une souris en main.
Peut être utilisée par l'utilisateur lui-même, éliminant la dépendance à un tiers, mais transformant le médecin en secrétaire, utilisant son temps pour des tâches moins rémunératrices.
Confidentialité et Sécurité
Transcription par une secrétaire
La transcription externalisée peut garantir une confidentialité supérieure à un secrétariat interne, qui est souvent accessible à de nombreuses personnes.
Moins de risques d’exposition des données sensibles en ligne.
Reconnaissance vocale
Certaines solutions offrent un traitement local réduisant les risques liés à la confidentialité.
Convivialité et Apprentissage
Transcription par une secrétaire
Aucun apprentissage ou configuration nécessaire de la part de l'utilisateur, sauf en cas de mise en place d’automatisations pour le transfert et le classement des fichiers.
Service clé en main qui améliore la qualité de vie des professionnels de santé.
Reconnaissance vocale
L'utilisateur peut personnaliser certains logiciels pour améliorer leur précision (ajout de vocabulaire spécifique, reconnaissance vocale affinée).
Solutions modernes souvent vantées par des passionnés de technologie, mais qui demandent une certaine implication pour un usage optimal.
Conclusion
La transcription par une secrétaire est préférable pour des contenus complexes, sensibles, ou nécessitant une haute précision et une touche humaine, tout en laissant le médecin libre et optimisant son temps.
La reconnaissance vocale est intéressante pour des besoins rapides et économiques, à condition de ne pas sous-estimer les coûts indirects, et pour des contenus simples dans un environnement silencieux.
Une combinaison des deux est possible : utiliser la reconnaissance vocale pour une première ébauche avant de confier la relecture et la mise en page à une secrétaire permet d’assurer une qualité optimale et un gain de temps considérable.
gain de temps considérable.
Les Avantages du Télésecrétariat Médical
Les10 avantages du secrétariat médical à distance pour soutenir un secrétariat local
Le secrétariat médical externalisé est une solution de plus en plus adoptée par les cliniques, cabinets médicaux et centres de santé. Il permet d’optimiser la gestion administrative tout en garantissant une meilleure expérience patient.
1. Réduction des Coûts et Optimisation des Ressources
Économie sur les charges fixes : Plus besoin d’un secrétariat physique, ce qui réduit les coûts de location et d’équipement tout en libérant de l’espace pour des activités médicales productives.
Flexibilité tarifaire : Facturation à l’acte, sans les charges liées à un employé à temps plein (congés, maladies, assurances sociales).
Optimisation des ressources humaines : Le personnel médical peut se concentrer sur les soins tandis que l’administration est gérée efficacement par des secrétaires médicales expérimentées.
2. Disponibilité Élargie et Meilleure Accessibilité
Horaires flexibles : Nos services sont disponibles au-delà des heures de bureau classiques (soir, week-end).
Moins d’attente pour les patients : Une réduction des délais d’attente téléphoniques améliore l’expérience patient et l’image du centre médical.
Accès à distance : Les médecins peuvent gérer leur agenda et leurs demandes depuis n’importe où via une plateforme numérique sécurisée.
3. Amélioration de la Gestion des Rendez-vous Médicaux
Gestion optimisée des plannings : Permet d’éviter les rendez-vous manqués et les conflits d’agenda.
Rappels automatisés : Notifications par SMS ou e-mail pour limiter les absences.
Réajustements en temps réel : Possibilité de modifier les rendez-vous et de contacter directement les patients en cas d’urgence.
4. Services Flexibles et Personnalisables
Adaptation aux besoins des praticiens : Gestion des appels, facturation, transcription de rapports médicaux et plus encore.
Modularité des services : Ajustement en fonction des pics d’activité (périodes de vacances, épidémies, absences imprévues).
5. Expertise et Professionnalisme Accrus
Formation spécialisée : Nos secrétaires médicales en Suisse sont formées en terminologie médicale et protocoles cliniques.
Relation patient optimisée : Une communication fluide améliore la confiance et la satisfaction des patients.
Multilinguisme : Accueil téléphonique en français, anglais, allemand, italien, essentiel pour les centres médicaux en Suisse.
6. Sécurité et Confidentialité des Données
Conformité RGPD et directives FMH : Protection stricte des données patients.
Systèmes sécurisés : Utilisation de protocoles de cryptage et d’authentification avancés.
7. Gain de Temps pour les Professionnels de Santé
Moins de tâches administratives : Les médecins peuvent se consacrer pleinement aux soins sans être interrompus.
Diminution de la charge mentale : Externaliser l’administratif permet de réduire le stress et d’améliorer l’organisation.
8. Intégration aux Outils Numériques de Santé
Plateformes en ligne : Accès aux outils médicaux pour actualiser et organiser les dossiers patients.
Compatibilité avec les logiciels médicaux : Intégration avec OneDoc, MediOnline, MediWay et d’autres solutions utilisées par les praticiens en Suisse.
9. Réactivité et Gestion des Imprévus
Remplacement immédiat en cas d’absence : Aucun impact sur la continuité du service.
Gestion des urgences et des pics d’activité : Capacité à absorber une forte demande en période critique.
10. Pourquoi Choisir un télésecrétariat ayant une forte expérience locale?
Le secrétariat médical externalisé doit s'adapter aux spécificités culturelles des centres médicaux et des patients afin d'intégrer de nombreuses subtilités qui vont augmenter la confiance entre patients et ceux qui les prennent en soin.
Questions à Poser à un Secrétariat Médical Distant
Les 10 questions essentielles à poser avant de choisir votre télésecrétariat médical
Avant d'utiliser un secrétariat médical à distance, il est essentiel de poser des questions techniques afin de s’assurer que les services correspondent à vos besoins spécifiques. Voici une liste de questions essentielles à poser :
1. Fonctionnalités et services proposés
Quels types de tâches prenez-vous en charge ? (gestion des appels, prise de rendez-vous, rappels, gestion des dossiers médicaux, etc.)
Proposez-vous une personnalisation des services selon nos besoins spécifiques ?
Pouvez-vous gérer des situations urgentes ou des modifications de planning en temps réel ?
Offrez-vous des rappels automatiques pour les rendez-vous ? (SMS, e-mails)
Le secrétariat a-t-il une expérience dans mon domaine médical spécifique ? (cardiologie, dermatologie, etc.)
2. Disponibilité et accessibilité
Quels sont vos horaires d'ouverture ? Peut-on faire des aménagements selon mes besoins spécifiques ?
Comment gérez-vous les pics d'appels ou les périodes de forte demande ?
Quels canaux de communication sont disponibles ? (téléphone, e-mail, chat, etc.)
En cas d'indisponibilité ou de panne technique, quel est le plan de continuité ?
3. Gestion des données et sécurité
Comment garantissez-vous la confidentialité des données des patients ? (conformité RGPD, hébergement des données en Suisse)
Quels systèmes de sécurité utilisez-vous pour protéger les informations sensibles ?
Les communications sont-elles cryptées ?
4. Intégration avec vos outils
Travaillez-vous avec des logiciels spécifiques de gestion médicale ? (OneDoc, Mediway, Medionline)
Comment se fait l'intégration avec notre système actuel ?
Fournissez-vous des rapports réguliers sur les appels et les rendez-vous ?
5. Formation et compétence des secrétaires
Les secrétaires sont-elles formées à ma terminologie médicale ?
Parlez-vous plusieurs langues pour gérer une patientèle internationale ?
Quelle est l'expérience moyenne de vos secrétaires dans le domaine médical ?
6. Qualité de service
Comment mesurez-vous la satisfaction des patients ?
Avez-vous des indicateurs de performance ? (taux de réponse, temps d'attente moyen, etc.)
Fournissez-vous un service d’évaluation ou un retour d’expérience pour les praticiens ?
7. Tarifs et conditions contractuelles
Quels sont vos tarifs ? (par appel, par rendez-vous, forfait mensuel, etc.)
Existe-t-il des frais cachés ? (installation, formation, maintenance)
Quels sont les termes du contrat ? Y a-t-il une période d’engagement minimum ?
Est-il possible de modifier ou d’ajuster le contrat selon nos besoins ?
8. Support technique et service client
Disposez-vous d’un service client dédié en cas de problème technique ?
Quelle est votre politique en cas d’erreur ou de litige ?
Offrez-vous un essai gratuit ou une période de test ?
9. Expérience et réputation
Depuis combien de temps la société propose-t-elle ses services ?
Travaillez-vous déjà avec d'autres professionnels de santé ou cliniques similaires ?
Pouvez-vous fournir des références ou des témoignages clients ?
10. Adaptabilité et évolutivité
Votre service peut-il évoluer en fonction de mes besoins ? (ajout de nouveaux praticiens ou spécialités)
Comment implémentez-vous la gestion des fichiers et quel en est le coût ?
Comment gérez-vous les périodes de vacances ou d'absence prolongée de mes secrétaires internes ?
Conclusion
Ces questions vous aideront à évaluer si le secrétariat médical à distance est fiable, adapté à vos besoins, et aligné avec les exigences de votre pratique médicale.
Avant de vous engager, assurez-vous de tester les services proposés et de clarifier tous les détails contractuels tels que le délai de résiliation qui pourrait s'avérer coûteux.
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